Saiba porque priorizar algumas mensagens pode
aumentar sua produtividade
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Em grandes empresas, a quantidade de e-mails
trocados entre os profissionais se tornou uma fonte de burocracia que, muitas
vezes, acaba atrasando processos e diminuindo a produtividade dos funcionários. Como a adoção de novos métodos é uma
medida que depende de mudanças estruturais, cabe a cada profissional adequar
melhor seu tempo para conseguir realizar todas as tarefas – inclusive esvaziar
a caixa de entrada.
Para
lidar melhor com seu correio eletrônico, existem algumas dicas que são
fundamentais, por exemplo:
1
– Estabelecer um limite de tempo para verificar as mensagens
Basicamente, se a quantidade de e-mails que você
receber em um dia for imensa, você passará tempo demais respondendo um por um,
o que irá diminuir suas horas disponíveis para lidar com assuntos mais
importantes. Por isso, estabeleça um horário para checar sua caixa de entrada e
responder mensagens, por exemplo, 30 minutos por dia. Durante esse período,
você se dedicará exclusivamente a essa tarefa e, ao longo do dia, não irá
interromper suas atividades para ler e-mails. Dessa forma, focando-se mais nos
projetos, você se tornará mais produtivo.
2
– Esperar para responder
Muitas
pessoas acabam desenvolvendo uma ansiedade para responder às mensagens,
tratando qualquer e-mail como um assunto urgente. Na verdade, certos casos
podem esperar algumas horas ou, dependendo da necessidade, até o próximo dia
por uma resposta. Assim, você elimina o excesso de e-mails que deve responder
em um dia e ganha mais tempo para refletir antes de dar uma resposta.
3
– Resolver problemas pessoalmente
Sempre
que possível, é mais fácil falar pessoalmente com os colegas para discutir
alguns assuntos – especialmente no que diz respeito a problemas de comunicação
ou tópicos complexos. Em muitos desses casos, pode haver má interpretação nos
e-mails que pode gerar incômodos posteriores. Por isso, se não for algo que
deva ser documentado, uma boa conversa é mais eficaz que a comunicação
eletrônica.
Tadeu Artur
Cavedem
Consultor
comportamental
Palestrante
motivacional
Celular: 11
9 9989-4865
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