Uma prática comum nas empresas – de qualquer porte ou ramo de atividade – é a realização de reuniões para planejar, traçar estratégias, tomar decisões, resolver problemas específicos ou, simplesmente, transmitir informações.
Alguns desses eventos conseguem atingir facilmente suas
finalidades, mas outros são ineficazes e resultam em pouco mais que a sensação
de tempo desperdiçado.
Seguem abaixo cinco dicas que poderão tornar as suas
reuniões mais produtivas:
Defina o objetivo:
Reuniões em objetivo determinado tendem a ser inúteis.
Ao estabelecer um propósito, os participantes passam a vê-la com mais importância e a adesão pode
ser maior.
Faça uma pauta clara, definindo, entre outros itens, o que
se espera da reunião e tempo disponível para cada assunto.
Depois, distribua e divulgue para os participantes.
Prepare
adequadamente:
Os participantes devem saber exatamente que informações
precisam um do outro.
Isto reduz o tempo das reuniões e os participantes não perdem
tempo juntando informações desnecessárias.
Mantenha o controle:
O coordenador da reunião deve seguir a pauta definida para a
reunião e controlar as conversas paralelas, para que o objetivo seja cumprido.
Seja decisivo:
As reuniões devem ter como resultado decisões e pontos de
ação determinados.
Para cada decisão, é importante que seja explicitado: o que
deve ser feito, quem deve fazer e quando deve ser feito.
Registre as decisões:
Designe uma secretária para fazer aa anotações durante a
reunião.
Desta forma os participantes vão poder ler o que foi
anotado, opinar e fazer asa correções necessárias na hora.
Depois, os assuntos discutidos e as decisões tomadas na
reunião devem ser registrados em ata e distribuídos aos participantes, logo em
seguida.
Faça um feedback:
Avalie o que aconteceu na reunião: o que poderia ter sido
melhor, o que pode ser feito diferente na próxima reunião.
Boas e produtivas reuniões para você e toda a sua equipe!
Extraído da
Revista Brasileira de Administração
Tadeu Artur Cavedem
Consultor comportamental
www.futuramente.com.br
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Telefone: 11 4023-2038
Celular: 11 9 9989-4865
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